Checkliste für externe Meetingräume: 7 kRITERIEN

Kriterium 1: Das Meeting-Format

Das Format des Meetings spielt eine zentrale Rolle bei der Auswahl des passenden Raumes. Unterschiedliche Meeting-Formate erfordern spezifische Meetingräume und Anpassungen.

Workshops hingegen profitieren von flexiblen Raumgestaltungen. Hier sind grössere Workshop-Räume im U-Format oder mit Gruppenarbeitsbereichen ideal, um Interaktivität und Zusammenarbeit zu fördern. Für Brainstorming-Sitzungen sind kreative Umgebungen wichtig, die sowohl in kleinen als auch in grösseren Besprechungsräumen geschaffen werden können. Für 1:1-Gespräche reicht oft ein ruhiger, kleiner Raum, der Privatsphäre bietet. Insgesamt sollte die Wahl des Meetingraums stets auf das spezifische Format abgestimmt sein, um optimale Bedingungen für ein effektives Meeting zu gewährleisten.

KRITEIUM 2: Teilnehmerzahl

Die Anzahl der Teilnehmer ist ein entscheidender Faktor bei der Auswahl des geeigneten Meetingraumes. Eine wichtige Sache ist, dass der Besprechungs- und Konferenzraum ausreichend Platz bietet, um allen Teilnehmern eine komfortable Atmosphäre zu gewährleisten, ohne dass es zu weitläufig wirkt. Eine optimale Raumgrösse fördert die Interaktion und trägt zu einer produktiven Stimmung bei, egal ob es sich um ein kleines Meeting oder eine größere Konferenz handelt.

GEWÄHRLEISTE EINE KOMFPORTABLE atmosphäre

Bei Veranstaltungen mit offener Anmeldung solltest du stets mit einer durchschnittlichen Teilnehmerzahl rechnen, jedoch auch flexibel bleiben. Es kann durchaus vorkommen, dass unerwartet zusätzliche Personen erscheinen. Deshalb ist es ratsam, im Vorfeld bei der Buchungsplattform für Meetingräume zu erfragen, wie flexibel sie in solchen Fällen sind. Können sie kurzfristig zusätzliche Stühle bereitstellen oder besteht die Möglichkeit, in einen größeren Meetingraum zu wechseln? Diese Informationen sind wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer angemessen untergebracht werden und das Meeting reibungslos verläuft.

KRITERIUM 3: Das passende Raum Setup

Bei der Buchung eines Meetingraums ist es entscheidend, über das passende Setup nachzudenken. Das Raumlayout beeinflusst massgeblich den Ablauf und die Effektivität des Meetings. Ein U-Format eignet sich hervorragend für Diskussionen, da es den Austausch und die Interaktion zwischen den Teilnehmern fördert. Für formelle Meetings ist das Boardroom-Setup ideal, während das Theater-Setup bei Präsentationen und Vorträgen zum Einsatz kommt.

Sollten interaktive Formate wie die World Café-Methoden oder andere Workshop-Methoden geplant sein, ist es wichtig, dass der Meetingraum flexibel und wandelbar ist. Achte darauf, dass Tische und Stühle leicht umgestellt werden können, um die gewünschten Gruppenarbeiten zu ermöglichen.

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Zudem solltest du auch berücksichtigen, ob separate Breakout-Räume für Einzel- oder Gruppengespräche benötigt werden. Hier spielt die Gruppengröße eine entscheidende Rolle: Je mehr Teilnehmer, desto mehr Platz wird für die verschiedenen Sessions benötigt. Eine sorgfältige Planung des Setups sorgt dafür, dass alle Teilnehmer optimal in den Austausch eingebunden werden können und das Meeting effektiv verläuft.

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kRITERIUM 4: Breakout-Sessions und zusätzliche Räume

Für größere Meetings oder Workshops ist es oft sinnvoll, neben dem Konferenzraum auch kleinere Räume für Breakout-Sessions zu buchen. Diese bieten die Möglichkeit, in kleineren Gruppen spezifische Themen zu vertiefen oder parallel an Projekten zu arbeiten. Daher sollten Unternehmen im Vorfeld prüfen, ob der Anbieter diese Möglichkeit bietet und ob die Räumlichkeiten entsprechend ausgestattet sind.

Bei der Auswahl eines externen Meetingraumes ist es wichtig, auch die Verfügbarkeit weiterer Optionen zu prüfen, falls der Bedarf an zusätzlichen Räumlichkeiten besteht. Zudem können Ruhe-Zonen oder Telefonkabinen für vertrauliche Gespräche von Vorteil sein. Beispielsweise bietet die Coworking Lounge Tessinerplatz mehrere Telefonkabinen und Rückzugsorte wie die „Mute Labs“, die sich hervorragend für Calls oder fokussierte Einzelarbeit eignen. Diese zusätzlichen Möglichkeiten können den Teilnehmern helfen, sich besser auf ihre Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Kriterium 5: Technische Ausstattung und Infrastruktur

Besonders bei hybriden Meetings oder Konferenzen spielt die technische Ausstattung eine entscheidende Rolle. Überprüfen Sie, ob der externe Meetingraum über leistungsfähiges WLAN, Präsentationstechnik sowie Video- und Audio Ausrüstung verfügt. Ausreichende Anschlüsse für Laptops und andere Geräte sind ebenfalls wichtig. Eine gute technische Infrastruktur sorgt dafür, dass das Meeting reibungslos abläuft und unnötige Verzögerungen vermieden werden.

Externe meetingräume bieten alles, was du benötigst

Es ist entscheidend, im Vorfeld abzuklären, welche technische und andere Ausstattung zur Verfügung steht und wie die Mitbenutzung geregelt ist. Idealerweise bieten externe Meetingräume alles, was du benötigst, von Flipcharts bis hin zu Konferenzkameras. Je nach Meeting-Format solltest du genau wissen, welche Hilfsmittel erforderlich sind, um ein erfolgreiches Meeting ohne Unterbrechungen oder Stress zu gewährleisten.

Kriterium 6: Lage & Erreichbarkeit

Die Lage des Meetingraums ist von zentraler Bedeutung. Ein zentral gelegener Meetingraum, der gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, erleichtert den Teilnehmern die Anreise erheblich und trägt dazu bei, dass sie pünktlich und entspannt zum Meeting erscheinen. Dies hat einen positiven Einfluss auf den Gesamtverlauf der Veranstaltung.

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Zentral gelegene Meetingräume bieten zudem einen Nachhaltigkeitsaspekt, da sie in der Regel hervorragend an das öffentliche Verkehrsnetz angebunden sind. Die Coworking Lounge Tessinerplatz beispielsweise, liegt direkt am Bahnhof Zürich Enge und ist mit Trams und Bussen in alle Richtungen gut erreichbar. Dies ermöglicht es den Teilnehmern, aus verschiedenen Teilen der Stadt und darüber hinaus bequem zum externen Meetingraum zu gelangen. Die Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln fördert nicht nur die Erreichbarkeit, sondern reduziert auch den ökologischen Fußabdruck der Anreise.

Kirterium 7: Catering & Verpflegung

Für längere Geschäftstreffen oder ganztägige Workshops ist es entscheidend, dass die Teilnehmer gut versorgt sind. Eine angemessene Verpflegung kann erheblich zum Wohlbefinden und zur Konzentration beitragen. Viele Anbieter offerieren verschiedene Catering-Optionen, während andere Snacks und Getränke bereitstellen.

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Es ist ratsam, im Vorfeld zu klären, ob und welche Pausen mit Verpflegung eingeplant werden sollen und ob der Meetingraum dafür geeignet ist. Die Auswahl des Caterings sollte dabei auf die Dauer des Meetings und die Vorlieben der Teilnehmer abgestimmt sein, um eine angenehme und produktive Atmosphäre zu schaffen. Denken Sie auch an spezielle Ernährungsbedürfnisse, wie vegane oder glutenfreie Optionen, um sicherzustellen, dass für alle etwas dabei ist. Eine durchdachte Verpflegung trägt dazu bei, die Energie der Teilnehmer aufrechtzuerhalten und die Zusammenarbeit zu fördern.